RANGKUMAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

CHAPTER 3 DOCUMENTING ACCOUNTING INFORMATION SYSTEM

BUKU : NANCY A BAGRANOOF, MARK G. SIMKIN, & CAROLYN STRAN

Nama   : Hana Febriani

NIM    : C1C012010

Kelas   : S1 Akuntansi A 2012

Penulis : Nancy A. Bagranoff, Mark G. Simkin, Carolyn Stran

CHAPTER 3

DOCUMENTING ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS

INTRODUCTION

Dokumentasi menjelaskan bagaiman SIA beroperasi dan merupakan salah satu bagian vital dalam system akuntansi. Akuntan dapat menggunakan berbagai macam tipe logic charts untuk melacak aliran data melalui SIA. Saat ini, banyak pengguna akhir mengembangkan aplikasi komputer untuk diri mereka. Pemrograman pengguna akhir ini sangat membantu manajer, yang konsekuensinya tidak memerlukan professional IT untuk mengembangkan pengolahan kata sederhana, spreadsheet, atau aplikasi database. Tetapi pemrograman dapat juga menjadi masalah karena banyak pekerja tidak mengetahui bagaimana untuk mendokumentasikan pekerjaan mereka dengan baik.

WHY DOCUMENTATION IS IMPORTANT

            Bahkan survey terbaru dari para praktisi menemukan bahwa system dokumentasi menjadi semakin penting bagi organisasi untuk lebih memahami proses bisnis mereka dan juga mematuhi peraturan untuk menyediakan pemahaman ini. Dokumentasi termasuk flowchart, narasi, dan komunikasi tertulis lainnya yang mendeskripsikan input, proses, dan output dari SIA. Dokumentasi juga mendeskripsikan arus logika dari data dengan system computer dan prosedur yang harus diikuti oleh semua karyawan dalam penyelesaian tugasnya. Ada Sembilan alasan dokumentasi penting bagi SIA.

1.      Menggambarkan bagaimana system bekerja.

2.      Training pengguna

3.      Mendesign system baru

4.      Mengontrol pengembangan system dan biya pemeliharaan.

5.      Standar komunikasi dengan yang lain.

6.      Mengaudit SIA.

7.      Mendokumentasikan proses bisnis.

8.      Mematuhi UU Sarbanes-Oxly.

9.      Membangun pertanggungjawaban.

DOCUMENT AND SYSTEM FLOWCHARTS

            Satu penjelasan untuk kekurangan ini adalah bahwa organisasi sering membuat atau mengimplementasikan SIA di bawah tenggang waktu yang ketat. Alasan lain adalah bahwa sebagian besar profesional IT lebih memilih menciptakan sistem untuk mendokumentasikan.

•  Document Flowcharts

            Sebuah dokumen flowchart menelusuri aliran fisik dokumen melalui organisasi dari departemen, kelompok, atau individu. Membangun flowchart dokumen diawali dengan mengidentifikasi departemen yang berbeda atau kelompok yang menangani dokumen-dokumen dari sistem tertentu. Flowchart kemudian digunakan untuk menggambarkan arus dokumen.

•            Guidelines for Drawing Document Flowcharts

            Diagram alur dokumen berkonsentrasi pada aliran fisik laporan dan dokumen-dokumen serupa. Ketika membangunnya, beberapa analis juga mencakup pergerakan barang fisik dalam flowchart dokumen mereka termasuk persediaan dari departemen penerima ke ruang persediaan toko. Anda dapat menggunakan panduan berikut untuk membuat diagram alur ini lebih jelas:

1.   Identifikasi semua departemen yang membuat atau menerima dokumen yang terlibat dalam sistem.

2.  Hati-hati mengklasifikasikan dokumen dan kegiatan masing-masing departemen, dan menarik judul sesuai departemen.

3.      Identifikasi setiap salinan dari dokumen akuntansi dengan angka.

4.      Catat untuk distribusi setiap salinan dokumen.

5.  Gunakan on-page dan off-page konektor untuk menghindari diagram dengan garis-garis yang melintasi satu sama lain.

6.  Setiap pasang konektor (a'' dari'' dan'' untuk'' konektor di masing-masing pasangan) harus menggunakan huruf yang sama atau nomor.

7.    Gunakan penjelasan jika diperlukan untuk menjelaskan kegiatan atau simbol-simbol yang mungkin tidak jelas.

8.   Jika urutan catatan dalam sebuah file penting, termasuk huruf'' A'' untuk abjad,'' N'' untuk numerik, atau'' C'' untuk kronologi simbol file.  

9.      Sebagian besar karyawan referensi bentuk dengan akronim.

10.  Pertimbangkan untuk menggunakan alat flowcharting otomatis.

•  System Flowcharts

Sedangkan diagram alur dokumen fokus pada dokumen yang nyata, system flowchart berkonsentrasi pada arus data yang terkomputerisasi di SIA. Dengan demikian, sistem flowchart biasanya menggambarkan aliran data elektronik dan pengolahan langkah-langkah dalam SIA. Sebagian besar simbol-simbol ini konvensi industri yang telah dibakukan oleh Badan Standar Nasional (Standard × 3,5). Beberapa diagram alur sistem bersifat umum dan hanya memberikan gambaran dari sistem. Ini adalah diagram alur sistem tingkat tinggi.

Input dan output dari sistem yang ditentukan oleh input dan output simbol umum, jajaran genjang. Secara tidak langsung, flowchart sistem juga menunjukkan siklus pengolahan (harian, mingguan, atau bulanan), kebutuhan perangkat keras (misalnya, disk drive dan printer), bidang pengendalian aplikasi yang lemah atau hilang, dan hambatan potensial dalam pengolahan. kami juga dapat mengidentifikasi file utama dari sistem dan laporan utama sistem. Laporan-laporan ini memberikan informasi proses kontrol untuk tujuan pengendalian dan pengecualian informasi yang membantu karyawan memperbaiki kesalahan terdeteksi oleh sistem.

•  Guidelines for Drawing System Flowcharts

            Flowchart sistem menggambarkan data pekerjaan elektronik streamof melalui berbagai tahapan pengolahan SIA, dan karena itu juga menggambarkan jejak audit. Setiap kali catatan file diurutkan atau diperbarui. Meskipun tidak ada aturan ketat mengatur persis bagaimana untuk membangun sistem flowchart, daftar berikut ini memberikan beberapa panduan.

1.    Diagram alur sistem harus dibaca dari atas ke bawah dan dari kiri ke kanan.

2.    Karena simbol sistem flowchart yang standar, Anda harus menggunakan simbol-simbol ini ketika menggambar diagram alur-jangan Anda tidak membuat sesuai keinginan Anda sendiri.

3.    Sebuah simbol pengolahan harus selalu ditemukan antara simbol input dan simbol output. Ini disebut the sandwich rule.

4.    Gunakan on-page dan off-page konektor untuk menghindari garis silang dan diagram alur berantakan.

5.    Sketsa diagram alur sebelum merancang draft akhir. Perangkat lunak dokumentasi grafis membuat pekerjaan ini lebih mudah.

6.    Menambahkan deskripsi dan komentar dalam diagram alur untuk memperjelas elemen pemrosesan.

PROCESS MAPS AND DATA FLOW DIAGRAMS

            Seperti sistem dan dokumen diagram alur, peta proses dan diagram aliran data (DFD) memiliki dokumen aliran data melalui SIA.

•   Process Maps

Sebuah proses bisnis adalah sekelompok alami kegiatan usaha yang menciptakan nilai bagi sebuah peta organisation. Proses bisnis dokumen mudah mengikuti diagram. Dalam bisnis, proses utama biasanya proses pemenuhan penjualan atau perintah. Sebuah peta proses untuk proses ini menunjukkan kegiatan seperti pelanggan menempatkan pesanan, personil gudang memilih barang, dan panitera pengiriman sistem goods. Seperti sistem dan diagram alur dokumen, peta proses dan diagram aliran data (DFD) dokumen aliran data melalui SIS.

Auditor internal dan eksternal dapat menggunakan peta proses untuk membantu mereka belajar bagaimana sebuah departemen atau divisi beroperasi, membantu mereka dalam mendokumentasikan apa yang telah mereka pelajari, dan membantu mereka mengidentifikasi kelemahan pengendalian internal atau masalah dalam operasi yang ada. Manfaat tambahan adalah dengan menggunakan peta tersebut sebagai alat bantu pelatihan. Konsultan sering menggunakan peta proses untuk membantu mereka mempelajari proses bisnis dan mendesain ulang mereka untuk produktivitas yang lebih besar. Akuntan dan manajer juga dapat menggunakan alat ini untuk membantu mereka menggambarkan proses saat ini kepada orang lain. Seperti kebanyakan jenis dokumentasi, Anda dapat menggambar peta proses dalam versi multi-level disebut proses peta hirarkis yang menunjukkan tingkat berturut-turut detail halus. Peta tersebut sangat populer di web karena pemirsa dapat klik pada simbol individu untuk melihat informasi lebih lanjut untuk setiap proses atau keputusan.

•  Guidelines for Drawing Process Maps

Peta proses bervariasi dan simbol-simbol yang ditemukan di versi web yang tidak konsisten. Meskipun demikian, mungkin untuk menggunakan simbol-simbol yang sudah Anda kenal dari menggambar diagram alur untuk membuat peta proses, termasuk: persegi panjang (untuk mewakili suatu proses). Berikut adalah beberapa panduan untuk digunakan saat menggambar peta proses:

1.      Mengidentifikasi dan menentukan proses yang menarik. Tujuannya adalah untuk tetap fokus pada ruang lingkup dari proses Anda mencoba untuk memetakan.

2.      Memahami tujuan untuk peta proses.

3.      Bertemu dengan karyawan untuk mendapatkan ide-ide mereka, saran, dan komentar.

4.       Ingat bahwa proses memiliki input, output, dan enabler.

5.      Tampilkan poin keputusan penting.

6.      Perhatikan tingkat detail yang Anda ambil.

7.      Hindari pemetaan'' harus-menjadi'' atau'' bisa-bisa''.

8.      Praktek, praktek, dan praktek.

•  Data Flow Diagrams

Data Flow Diagram (DFD) digunakan terutama dalam proses pengembangan sistem. Karena arus data yang didokumentasikan penting untuk memahami SIA, banyak bab-bab selanjutnya dari buku ini menggunakan DFD untuk menggambarkan aliran data dalam SIS sedang dibahas.

•  Data Flow Diagram Symbols

Sebuah persegi panjang atau persegi merupakan sumber data atau data tujuan eksternal, misalnya, pelanggan. Garis aliran data garis dengan panah yang menunjukkan arah aliran data. Dengan demikian, garis aliran data menunjukkan jalan bahwa data mengikuti ke dalam, dari, atau melalui sistem yang diteliti. Sebuah lingkaran atau'' gelembung'' dalam DFD menunjukkan entitas atau proses yang berubah atau mengubah data misalnya,'' kasir sistem.'' Akhirnya, DFDs menggunakan satu set garis paralel atau persegi panjang terbuka untuk mewakili toko atau repositori data. Ini biasanya sebuah file dari beberapa macam.

•  Context Diagrams

Seperti dengan diagram alur sistem dan peta proses, kita biasanya menggambar DFD tingkat yang menunjukkan jumlah bertambah banyak detail. Desainer pertama menyiapkan tingkat tinggi DFD disebut diagram konteks untuk memberikan gambaran dari sistem. Dengan demikian, diagram konteks ini menggunakan persegi panjang untuk mengidentifikasi'' Pencatatan Waktu'' dan “Sumber Daya Manusia” sebagai entitas eksternal, meskipun fakta bahwa departemen ini adalah bagian internal perusahaan.

•   Physical Data Flow Diagrams

Sebuah diagram konteks menunjukkan sangat sedikit detail. Untuk alasan ini , perancang sistem biasanya menguraikan unsur-unsur dalam konteks DFDs dengan menguraikan dalam tingkatan lebih rinci. Tingkat pertama detail yang biasa disebut diagram aliran data fisik, misalnya untuk gaji. Beberapa karakteristik penting dari DFD fisik. Pertama, kita mengamati bahwa setiap gelembung berisi sejumlah serta judul. Kedua, kita melihat bahwa DFD fisik meliputi input dan output yang sama sebagai yang diagram konteks pendahulunya DFD konteks dan DFD fisik yang seimbang. Balancing ini penting karena DFDs seimbang tidak konsisten dan karena itu mungkin mengandung kesalahan. Ketiga, kita menemukan bahwa semua gelembung di DFD fisik berisi nama sistem entitas. Akhirny , kita melihat bahwa DFD fisik mencantumkan jabatan hanya satu karyawan khas dalam simbol entitas, meskipun fakta bahwa beberapa karyawan dapat melakukan tugas yang sama . Hal ini membuat DFD sederhana , lebih mudah dibaca , dan karena itu lebih mudah dipahami.

• Logical Data Flow Diagrams

Sebuah DFD fisik menggambarkan dimana entitas internal dan eksternal berpartisipasi dalam sistem tertentu tetapi tidak memberikan pembaca ide yang baik. Untuk tugas ini, kita perlu satu atau diagram aliran data yang lebih logis yang mengatasi kebutuhan ini. Dari sudut pandang desain sistem yang baik dan kontrol, menggambarkan proses sistem ini penting karena bagaimana sistem melakukan tugasnya seringkali lebih penting. Logical DFD membantu desainer memutuskan apa sumber daya sistem untuk memperoleh, kegiatan apa yang karyawan harus melakukan untuk menjalankan sistem ini, dan bagaimana melindungi dan mengendalikan sistem ini setelah mereka diinstal. Tingkat 0 diagram aliran data karena menunjukkan hanya dalam hal luas apa tugas melakukan sistem. Diagram Level 1 aliran data sebuah'' ledakan'' simbol dengan judul'' proses gaji.''

•   Guidelines for Drawing Data Flow Diagrams

Data flow diagram menggunakan simbol-simbol diagram alur sedikit daripada system, dan untuk beberapa orang karena itu lebih mudah untuk mempersiapkan dan memahami. Aturan berikut dapat membantu Anda merancang mereka lebih baik, membuat mereka lebih jelas, dan membantu Anda dalam menghindari kesalahan sederhana.

1.      Hindari detail dalam tingkat tinggi DFDs (yaitu, tingkat 0 dan 1).

2.  Sebagai aturan umum, setiap logical DFD harus berisi antara lima dan tujuh gelembung pengolahan.

3.      Arus data yang berbeda harus memiliki nama yang berbeda.

4.      Kecuali mereka berada di luar sistem atau digunakan untuk pengarsipan, semua toko data harus memiliki data yang mengalir baik ke mereka dan keluar dari mereka.

5.      Bahkan jika file bersifat sementara, biasanya diinginkan untuk memasukkannya dalam DFD.

6.      Klasifikasikan sebagian besar penerima akhir dari sistem informasi sebagai entitas eksternal.

7.      Klasifikasikan semua personil atau departemen yang memproses data dari sistem saat ini sebagai entitas internal yang.

8.      Hanya menampilkan proses normal routinesin tingkat tinggi DFDs. Hindari menampilkan rutinitas error atau tugas pengecualian serupa di dalamnya.

9.   Dimana beberapa entitas sistem melakukan tugas yang sama, menunjukkan hanya satu untuk mewakili mereka semua.

OTHER DOCUMENTATION TOOLS

Ada banyak alat-alat lain untuk mendokumentasikan SIA selain flowchart dokumen, flowchart sistem, peta proses, dan diagram aliran data. Dua di antaranya adalah (1) diagram alur program, serta (2) tabel keputusan.

•  Program Flowcharts

Program Flowchart menggunakan banyak simbol-simbol yang sama seperti sistem flowchart. Sebuah simbol khusus untuk beberapa diagram alur program yang merupakan simbol berlian (yang menunjukkan titik keputusan dalam logika pengolahan) dan simbol oval (yang menunjukkan awal atau titik berhenti).  Seperti diagram alur sistem dan diagram aliran data, diagram alur program dapat dirancang pada  berbagai tingkat detail. Tingkat tertinggi Program flowchart disebut Makro  Program flowchart dan memberikan gambaran tentang logika.

•   Decision Tables

Tabel keputusan adalah tabel kondisi dan tugas pengolahan yang menunjukkan tindakan apa untuk mengambil untuk setiap kemungkinan. Tabel keputusan digunakan sebagai alternatif untuk program diagram alur. Keuntungan utama dari tabel keputusan adalah bahwa mereka meringkas tugas pengolahan untuk sejumlah besar kondisi kompak, format yang mudah dipahami. Keuntungan ini sangat penting untuk SIA karena kekhawatiran organisasi akan akurasi dan kelengkapan dalam pengolahan data keuangan. Salah satu kelemahan dari tabel keputusan adalah bahwa mereka tidak menunjukkan urutan di mana kondisi data yang tes program atau mengambil tindakan pengolahan, seperti halnya diagram alur program tersebut. Kelemahan kedua adalah bahwa tabel keputusan memerlukan pemahaman tentang teknik dokumentasi di luar flowcharting. Akhirnya, tabel keputusan memerlukan kerja ekstra untuk mempersiapkan, dan pekerjaan ini mungkin tidak efektif biaya jika flowchart program yang harus dipersiapkan pula.

•                           Software Tools for Graphical Documentation and SOX Compliance

Akuntan, konsultan, dan pengembang sistem dapat menggunakan berbagai perangkat lunak untuk mendokumentasikan SIA ada atau yang diusulkan. Keuntungan menggunakan alat-alat seperti erat paralel yang menggunakan perangkat lunak pengolah kata, bukan mesin ketik.

a.       Microsoft Word, Excel, and Power Point

b.      CASE Tools

c.       SOX Compliance

END-USER COMPUTING AND DOCUMENTATION

Pemrograman pengguna akhir mengacu pada kemampuan karyawan non-IT untuk membuat aplikasi komputer mereka sendiri.

•                        The Importance of End-User Documentation

Aplikasi pengguna akhir sering membutuhkan sumber daya yang substansial atau melakukan fungsi-fungsi mission-critical untuk organisasi sibuk. Dengan demikian, pengguna akhir harus mendokumentasikan aplikasi mereka untuk banyak alasan yang sama yang profesional harus mendokumentasikan aplikasi mereka. Dokumentasi juga penting ketika pengguna akhir mengembangkan aplikasi mereka sendiri. Item tertentu yang harus digunakan untuk mendokumentasikan setiap aplikasi akhir-pengguna tertentu akan, tentu saja, bervariasi dengan aplikasi tersebut. memberikan beberapa ide untuk mendokumentasikan aplikasi spreadsheet.

1.      Nama pengembang

2.      Nama file dimana aplikasi disimpan.

3.      Nama dari direktori dan sub direktori dimana aplikasi disimpan.

4.      Tanggal aplikasi pertama kali dikembangkan.

5.      Tanggal aplikasi terakhir diubah, dan nama orang yang dimodifikasi itu.

6.      Tanggal aplikasi itu dijalankan terakhir.

7.      Nama dan nomor telepon orang untuk panggilan dalam kasus masalah.

8.      Sumber data eksternal yang digunakan oleh sistem.

9.      Asumsi penting yang dibuat dalam aplikasi.

10.  Parameter penting yang harus dimodifikasi untuk mengubah asumsi atau menjawab'' what-if'' pertanyaan.

11.  Nama rentang yang digunakan dalam aplikasi andtheir lokasi dalam spreadsheet.

•   Policies for End-User Computing and Documentation

Bisnis harus menetapkan dan mengikuti pedoman yang tercantum di sini untuk mengendalikan pengembangan aplikasi end-user.

1. Secara formal mengevaluasi proyek-proyek besar.

2. Mengadopsi kebijakan pembangunan end-user formal.

3. Memformalkan standar dokumentasi.

4. Batasi jumlah karyawan yang berwenang untuk membuat aplikasi end-user.

5. Audit sistem baru dan yang sudah ada