DOKUMENTASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

SISTEM INFORMASI PEMESANAN KAMAR

HOTEL LE BERINGIN, BANDUNG

Pengertian dan Pengguna Teknik Sistem

• Teknik sistem merupakan alat yang digunakan dalam menganalisis, merancang, dan mendokumentasikan sistem dan sub-sub sistem yang berkaitan.
• Teknik sistem penting bagi auditor intern dan ektern dan juga para personel sistem dalam pengembangan sistem informasi.
• Teknik sistem juga digunakan oleh akuntan yang melakukan pembuatan sistem, baik secara intern bagi perusahaannya maupun secara ektern sebagai seorang konsultan

Teknik-teknik sistem adalah alat-alat yang digunakan dalam menganalisis, merancang & mendokumentasikan sistem dan hubungan antara subsistem yamg berkaitan.

Teknik Dokumentasi Sistem

Ada beberapa alasan mengapa sistem perlu didokumentasikan, yaitu :

1.    Untuk merancang atau membuat sebuah sistem. Dokumentasi sistem berguna sebagai media diskusi dan komunikasi antar perancang, analis, maupun programer. 

2.    Selain itu, dokumentasi juga berguna untuk mengevaluasi kelemahan dan keunggulan sebuah sistem maupun pengendalian dalam sebuah sistem. Pihak yang berkepentingan dengan evaluasi sistem adalah (1) analis sistem (pada saat si analis sedang menegvaluasi sistem lama yang sudah berjalan) dan (2) auditor (baik auditor internal maupun auditor eksternal). Auditor laporan keuangan hanya dapat melakukan audit jika data laporan keuangan sebuah perusahaan dapat dipercaya (yang berarti dihasilkan dari sistem informasi akuntansi yang memang andal).

3.    Dokumentasi sistem juga berguna bagi mereka ynng sedang mempelajari prosedur dalam sebuah perusahaan. Dokumentasi sistem dapat menjadi media pelatihan karyawan baru.

Yang paling banyak ragamnya adalah teknik untuk mendokumentasikan proses. Berikut adalah sebagian dari teknik untuk dokumentasi proses.

1. Flowcahart.program. Flowchart program biasa dibuat oleh programer untuk menggambarkan alur kode program.
2. Flowchart sistem. Flowchart sistem biasa dibuat oleh orang akuntansi untuk menggambarkan sistem operasi dan prosedur dalam sebuah perusahaan. Dalam flowchart ssitem akan terlihat pembagian tugas dan wewenang antar departemen dalam perusahaan. Flowchart sistem ini berguna untuk mengevaluasi efektivitas pengendalian internal dalam sebuah perusahaan.
3. Data Flow Diagram. Data flow diagram dibuat untuk menganalisis proses bisnis sebuah organisasi. Data Flow Diagram berguna untuk menggambarkan proses tidak perduli apakah proses tersebut akan dijalankan secara manual atau dengan bantuan komputer.  
4. Use Case. 

Hotel Le Beringin merupakan salah satu hotel di kota Bandung. Dalam perkembangannya, Hotel Le Beringin membutuhkan teknologi yang dapat mendukung proses bisnisnya. Pengelolaan data dan informasi di Hotel Le Beringin dikembangkan dengan memanfaatkan sistem yang terkomputerisasi. Pengelolaan data kamar, pemesanan kamar serta transaksi kamar mulai dapat dikelola dengan baik dengan sistem informasi. Dalam kesehariannya, Hotel Le Bringin melakukan aktivitas operasi, seperti melakukan pemesanan kamar dan juga mengevaluasi kinerja hotel.

Untuk melakukan pemesan kamar, maka konsumen datang ke front office untuk melakukan pemesanan kamar atau transaksi. Front office akan menanyakan kamar yang diinginkan tamu untuk dipesan. Setelah konsumen memilih kamar yang diinginkan untuk dipesan serta menentukan tanggal konsumen akan menginap, front office melakukan pengecekan kamar yang diinginkan oleh konsumen. Bila kamar tidak tersedia atau telah dipesan, maka konsumen akan memilih kamar yang lain atau membatalkan pemesanan, tetapi apabila kamar yang diinginkan oleh konsumen tersedia maka front office mengkonfirmasi kepada tamu bahwa kamar tersedia dan meminta data konsumen untuk dicatat. Konsumen memberikan uang muka kepada front office sebagai tanda jadi bahwa kamar telah dipesan. Setelah front office mencatat data konsumen, data kamar dan jumlah uang muka yang diberikan konsumen, front office memberikan nomor pemesanan yang akan ditunjukkan pada waktu konsumen akan check in.

Untuk proses evaluasi kemajuan dan kinerja hotel, kepala front office mengecek data transaksi yang terjadi di Hotel Le Beringin. Setelah dilakukan pengecekkan, kepala front office mencatat laporan pendapatan, laporan pemesanan kamar serta laporan transaksi yang terjadi untuk diberikan kepada manajer. Manajer menerima laporan-laporan tersebut untuk mengevaluasi tingkat kinerja dan kemajuan hotel.